Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Quincs, gevestigd aan de Trasmolenlaan 12, 3447 GZ Woerden, Nederland, KvK-nummer 69101299, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Onze winkel wordt gehost via het Shopify-platform. Shopify treedt hierbij op als verwerker op basis van een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG. Bij bepaalde Shopify-functies die gegevens over meerdere winkels heen gebruiken (zoals fraudescoring), kan Shopify zelf als verwerkingsverantwoordelijke optreden; in dat geval geldt Shopify's privacybeleid voor klanten. 

Heb je vragen of wil je een van je rechten uitoefenen, neem contact op via punt 13.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• Contactgegevens: naam, factuur- en bezorgadres, telefoonnummer, e-mailadres.

• Financiële gegevens: betaalmethode, transactiegegevens, betalingsbevestiging. Betaalkaart- of bankgegevens worden verwerkt door onze betaaldienstverleners en niet door ons opgeslagen.

• Accountgegevens: gebruikersnaam, wachtwoord (versleuteld), voorkeuren en instellingen.

• Bestel- en transactiegegevens: bekeken, gekochte, geretourneerde of geruilde producten, bestelhistorie, retourmeldingen.

• Communicatiegegevens: inhoud van je berichten aan onze klantenservice via e-mail, telefoon, WhatsApp of contactformulier.

• Apparaat- en gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, navigatiegedrag, verzameld via cookies en vergelijkbare technieken (zie punt 7).

De meeste gegevens verstrek je rechtstreeks aan ons. Sommige bestelgegevens kunnen ook via Bol.com binnenkomen wanneer je daar bestelt (zie ook punt 5). Apparaat- en gebruiksgegevens verzamelen we automatisch via cookies.

Verplicht of vrijwillig? Contact-, bezorg- en betaalgegevens zijn noodzakelijk om je bestelling te verwerken; zonder deze gegevens kunnen we de overeenkomst niet uitvoeren. Overige gegevens verstrek je vrijwillig.

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens, en op welke rechtsgrond?

Let op het verschil tussen cookietoestemming en verwerkingsgrondslag. Voor het plaatsen van of toegang krijgen tot cookies op je apparaat (analytics, marketing, personalisatie) is, ongeacht de onderliggende AVG-grondslag, altijd voorafgaande toestemming vereist op grond van artikel 5(3) van de ePrivacy-richtlijn. Gerechtvaardigd belang kan deze cookietoestemming niet vervangen, ook niet voor "alleen technische" analytics-cookies.

Voor verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang hebben we een belangenafweging gemaakt. Bij fraudepreventie weegt ons belang bij een veilige winkel naar ons oordeel op tegen de impact op jouw privacy, omdat we alleen noodzakelijke gegevens gebruiken en je rechten (zoals bezwaar, punt 9) onverkort gelden. Bij het instellen van of ons verweren in een vordering weegt ons belang bij een eerlijke afhandeling van het geschil op tegen de beperkte, doelgebonden verwerking die dit met zich meebrengt.

Voor verwerkingen op basis van toestemming geldt dat je deze op elk moment kosteloos en even makkelijk kunt intrekken als geven, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

4. Profilering en geautomatiseerde besluitvorming

We passen profilering toe op de volgende manieren:

• Productaanbevelingen: op basis van eerder bekeken en gekochte producten. Dit heeft geen juridische of overigens aanmerkelijke gevolgen voor je.

• Gepersonaliseerde advertenties: met jouw toestemming, gebaseerd op surf- en aankoopgedrag, ook op websites van derden.

• Geautomatiseerde fraudecontrole: bij bestellingen kan een risicoscore worden berekend. Een eventuele blokkering of extra controle wordt bij ons altijd door een medewerker beoordeeld voordat een definitieve beslissing volgt; er is dus geen sprake van een uitsluitend geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen zoals bedoeld in artikel 22 AVG.

We nemen geen besluiten die uitsluitend geautomatiseerd zijn en die rechtsgevolgen voor jou hebben. Zou dit wijzigen, dan informeren we je en gelden de rechten uit artikel 22 AVG, waaronder het recht op menselijke tussenkomst en het recht om het besluit te betwisten.

5. Met wie delen we je gegevens?

• Shopify, als hostingpartij en verwerker.

• Betaaldienstverleners, voor het verwerken van je betaling.

• Klaviyo, voor e-mailmarketing, uitsluitend met jouw toestemming.

• Verzend- en logistieke partners, voor levering en retourverwerking.

• Bol.com, voor zover noodzakelijk voor de afhandeling van bestellingen die je via dit platform bij ons plaatst. Bol.com kan bij dit soort marketplace-bestellingen ook een eigen, zelfstandige verwerkingsverantwoordelijkheid hebben voor de gegevens die je op dat platform verstrekt; in dat geval is het privacybeleid van Bol.com daarop van toepassing, naast deze verklaring voor het deel dat wij zelf verwerken (zoals verzending en retourafhandeling).

• IT- en clouddienstverleners, voor beheer en beveiliging van onze systemen.

• Marketingpartners, uitsluitend met jouw toestemming.

• Toezichthouders of justitiële autoriteiten, indien wettelijk verplicht.

• Een eventuele overnemende partij, bij bedrijfsovername, fusie of faillissement.

Met elke partij die als verwerker namens ons persoonsgegevens verwerkt, hebben wij een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG. We verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden.

6. Geven we gegevens door buiten de EER?

Dienstverleners zoals Shopify en Klaviyo kunnen gegevens verwerken buiten de EER, onder andere in de Verenigde Staten. We waarborgen dan een passend beschermingsniveau via een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of via de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses), aangevuld met passende technische en organisatorische maatregelen. Je kunt een kopie van deze waarborgen opvragen via punt 13.

7. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken (waaronder pixels en vergelijkbare identifiers), onderverdeeld in:

• Strikt noodzakelijke cookies: nodig voor winkelwagen, checkout en accountfunctionaliteit. Hiervoor geldt de wettelijke uitzondering en is geen toestemming vereist, maar we informeren je hierover wel.

• Functionele cookies: onthouden voorkeuren zoals taal en eerder bekeken producten.

• Analytische cookies: geven inzicht in websitegebruik.

• Marketing- en trackingcookies: voor gepersonaliseerde advertenties, ook op websites van derden.

Voorafgaande toestemming is altijd vereist voor elke cookie of vergelijkbare techniek die niet strikt noodzakelijk is voor de gevraagde dienst, conform artikel 5(3) van de ePrivacy-richtlijn. Dit geldt ook voor analytische cookies: een andere grondslag zoals gerechtvaardigd belang volstaat hiervoor niet. We plaatsen daarom geen niet-noodzakelijke cookies voordat je hiervoor actief toestemming hebt gegeven via onze cookiebanner.

Onze cookiebanner voldoet aan de volgende eisen:

• Weigeren is net zo makkelijk en even prominent als accepteren; er is geen extra klik of aparte pagina nodig om alles te weigeren.

• Er staat geen enkele optie vooraf aangevinkt.

• Doorscrollen of doorgaan met browsen geldt niet als toestemming.

• Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via de cookie-instellingen, even makkelijk als je deze hebt gegeven.

• We bewaren een log van je toestemming (tijdstip, gegeven keuzes, versie van de banner) als bewijs conform artikel 7(1) AVG; zie punt 8 voor de bewaartermijn hiervan.

8. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Bestel- en factuurgegevens: 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.

• Klantaccountgegevens: zolang je account actief is, tot 2 jaar na je laatste bestelling of inlog.

• Marketinggegevens (o.a. via Klaviyo): tot je je toestemming intrekt of je afmeldt.

• Klantenservicecommunicatie: maximaal 2 jaar na afhandeling, tenzij een lopend geschil een langere termijn vereist.

• Gegevens voor fraudepreventie: maximaal 2 jaar, afhankelijk van risico en lopende onderzoeken.

• Cookietoestemmingslogs: 5 jaar, overeenkomend met de algemene verbintenisrechtelijke verjaringstermijn van artikel 3:307 BW, zodat we bij een geschil kunnen aantonen welke toestemming op welk moment is gegeven.

9. Jouw rechten onder de AVG

• Recht van inzage (art. 15 AVG).

• Recht op rectificatie (art. 16 AVG).

• Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG).

• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG).

• Recht op overdraagbaarheid (art. 20 AVG).

• Recht van bezwaar (art. 21 AVG), onder andere tegen verwerking voor direct marketing en op basis van gerechtvaardigd belang.

• Recht om toestemming in te trekken, zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking.

• Rechten bij profilering (art. 22 AVG): zie punt 4.

Wie mag deze rechten uitoefenen als het om een minderjarige gaat? Sinds de Verzamelwet gegevensbescherming (in werking per 1 september 2026) geldt een gelaagde regeling: bij kinderen onder de 12 jaar oefent de wettelijke vertegenwoordiger deze rechten namens het kind uit. Jongeren van 12 tot 16 jaar kunnen rechten zoals inzage, rectificatie, verwijdering en het intrekken van toestemming voortaan ook zelfstandig uitoefenen, naast hun wettelijke vertegenwoordiger. Vanaf 16 jaar kan een minderjarige bovendien zelfstandig, zonder bijstand, naar de rechter stappen bij een schending van zijn of haar AVG-rechten.

Je oefent deze rechten uit via punt 13. We reageren binnen een maand. We kunnen je identiteit verifiëren voordat we een verzoek behandelen, en je kunt een gemachtigde aanwijzen met bewijs van machtiging. We discrimineren je niet voor het uitoefenen van deze rechten.

10. Marketingcommunicatie

We versturen marketingberichten (e-mail, sms, post, o.a. via Klaviyo) in beginsel alleen met jouw toestemming. Ben je al klant bij ons, dan mogen we je, zonder aparte toestemming, ook berichten sturen over onze eigen, vergelijkbare producten; ook in dat geval kun je je hiervoor op elk moment afmelden. Afmelden kan via de afmeldlink in elke e-mail of door contact op te nemen. Na afmelding kunnen we nog wel niet-promotionele berichten sturen, zoals orderbevestigingen.

11. Beveiliging van je gegevens

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling en toegangsbeperking. Geen enkele maatregel is waterdicht; we garanderen geen absolute beveiliging. Vermoed je misbruik of een datalek, meld dit direct via punt 13. Bij een datalek met risico voor jouw rechten en vrijheden melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien vereist, aan jou.

12. Gegevens van kinderen

Onze diensten zijn niet gericht op kinderen. We verwerken niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar, tenzij met toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger, of tenzij de wet dit anders toestaat (art. 5 UAVG). Deze leeftijdsgrens van 16 jaar geldt voor de vraag óf we mogen verwerken; los daarvan geldt voor het uitoefenen van AVG-rechten zoals inzage of verwijdering de gelaagde leeftijdsregeling die is toegelicht in punt 9. Vermoed je dat we onbedoeld gegevens van een minderjarige verzamelden zonder geldige grondslag, neem dan contact op zodat we deze kunnen verwijderen.

13. Contact en klachten

• E-mail: Support@quincs.nl 

• Telefoon: 085-250 2273

• Post: Quincs, Trasmolenlaan 12, 3447 GZ Woerden, Nederland

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). Woon je in een andere EU-lidstaat, kijk dan op de website van de european Data Protection Board voor de bevoegde toezichthouder. Let op: sinds 1 september 2026 maakt de Autoriteit Persoonsgegevens opgelegde bestuurlijke sancties (zoals boetes) in beginsel openbaar.

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze verklaring bijwerken bij wijzigingen in onze werkwijze of wetgeving. De datum boven dit document toont de laatste aanpassing. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we je actief.